POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a sus Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y Decreto 1074 de 2015 en los cuales se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, PHARMAQ hmH S.A.S., garantiza que la información de datos suministrada y autorizada por nuestros empleados, clientes y proveedores, se encuentran almacenada internamente con altos estándares de seguridad que certifican un adecuado uso y custodia.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Nombre de la organización: PHARMAQ hmH S.A.S.

Domicilio y dirección: Carrera 53 No. 76 – 17 Bogotá D.C.

Correo electrónico: pharmaqltda@gmail.com

Teléfono: 7521980

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: El área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es Gestión de la Calidad a través del correo electrónico mencionado anteriormente.

2. AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD

• AUTORIZACIÓN

PHARMAQ HMH S.A.S., en su condición de Responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

• FINALIDAD DE LA AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de los datos personales de los Titulares se llevará a cabo por parte de PHARMAQ HMH S.A.S.., con la siguiente finalidad:

1. Realizar el envío de información relacionada con servicios ofrecidos por PHARMAQ HMH S.A.S.
2. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
3. Cumplir con lo dispuesto en normatividad del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. Realizar encuestas relacionadas con los servicios PHARMAQ HMH S.A.S.
5. Realizar evaluaciones y seguimiento al cumplimiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
6. Fines administrativos, comerciales y contables.

• MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, PHARMAQ HMH S.A.S.., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

• Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
• Datos recopilados
• Finalidades del tratamiento
• Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de datos.
• PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

PHARMAQ HMH S.A.S.., conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.

• REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a PHARMAQ HMH S.A.S.., para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. PHARMAQ HMH S.A.S.., establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto PHARMAQ HMH S.A.S.., deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, PHARMAQ HMH S.A.S.,

podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento. 

3. DERECHOS Y DEBERES

• DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PHARMAQ HMH S.A.S.., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PHARMAQ HMH S.A.S.., para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
3. Ser informado por PHARMAQ HMH S.A.S.., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante PHARMAQ HMH S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Tener acceso a los Datos Personales que PHARMAQ HMH S.A.S.., haya recolectado y tratado.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición PHARMAQ HMH S.A.S. 

• DEBERES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN

En calidad de Responsable del Tratamiento de los datos personales, y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, PHARMAQ HMH S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012.
6. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
7. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
10. Informar a través de los medios que considere pertinentes los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos.

4. PROCEDIMIENTO PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS Y EJERCICIO DE SUS DERECHOS.

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier momento. Para formular solicitudes de consultas, reclamos y/o supresión de su información la solicitud deberá hacerse por escrito al correo electrónico: pharmaqltda@gmail.com.

La petición o reclamo se formulará mediante escrito, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

El solicitante recibirá una respuesta por parte de PHARMAQ HMH S.A.S., dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5. CAMBIOS EN LAS POLÍTICAS O EN EL AVISO DE PRIVACIDAD

En cualquier momento y cuando la empresa lo dispongas se podrá realizar cualquier cambio a esta política y será informada a través de los medios que se consideren a sus empleados, clientes y proveedores.

6. VIGENCIA DE POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La presente política rige a partir del 18 de octubre de 2016.